Olet varmasti osallistunut joskus messuille tai tapahtumiin, joissa on ollut eri yrityksiä esillä omilla osastoillaan. Jotkut näistä osastoista ovat saaneet sinulta enemmän huomiota kuin toiset, ja siihen on varmasti pienellä mietinnällä myös löytynyt syynsä. Monesti jo hyvän näköinen ja hyvin toteutettu rollup voi vaikuttaa lopulliseen päätökseen ja pysähtymiseen yrityksen osaston kohdalla, ja rollupit netistä on jo tätä päivää, joten katsotaanko muutama pikku seikka, joilla voi olla isokin merkitys sille, menestyykö yritys messuilla vai ei.

Ennen messuja ja tapahtumaa

Messujen menestyminen ei ole kiinni vain siitä itse tapahtumasta, vaan paljon riippuu myös siitä mitä tehdään ennen tapahtumaa, ja tapahtuman jälkeen. Nämä kaksi aikaa ja niiden tehtävät, voivat todellakin tehdä ne tuloseurot.

Ensinnäkin yhdenkään yrityksen ei pidä tuudittautua pelkästään tapahtumaorganisaattorin markkinointiin, on se sitten kuinka monipuolista ja hyvää. Yrityksen pitää itsensäkin kertoa omassa verkostossaan, minne ollaan menossa ja mitä siellä näytetään – kuin myös käyttää omia kanavia ja kenties uusia kanavia lisämarkkinointiin nimenomaan tulevaa tapahtumaa ajatellen. Tämä markkinointi pitää myös suunnitella ajoissa ja kunnolla, ja myös toteuttaa hyvin ennen itse tapahtumaa, jotta potentiaaliset asiakkaat ehtisivät miettiä tulemistaan tapahtumaan.

Sama juttu on tapahtuman jälkeen. Tapahtumassa ei aina välttämättä ole kyse myynnin tekemisestä, vaan myynnin pohjustamisesta ja kontaktitietojen saamisesta. Näille kontakteille pitää sitten suunnitelman mukaisesti ottaa yhteyttä heti tapahtuman jälkeen ja pyrkiä etenemään kaupoissa toteutumisasteelle.

Kumpikaan näistä ei tapahdu itsestään – ja molemmat pitää huomioida siinä tapahtuman kokonaissuunnittelussa ja markkinointisuunnitelmassa. Suunnitelma pitää sisällään niin itse messuille ja tapahtumaan valmistautumisen, itse messujen tapahtuma-ajan, jälkihuollon, kulut ja ennen kaikkea myös listatut tavoitteet. Jollei tapahtumalle aseta selviä mitattavia tavoitteita, ei voi myöskään tietää, onko tavoitteisiin päästy!

Monet messuille tarvittavista tuotteita kuten rollup, ovat saatavilla netistä, mutta kaikkien tilattavien tuotteiden suhteen pitää muistaa toimitusajat – eli on parempi olla liikenteessä ajoissa, kuin viime tingassa. Kiireessä syntyy myös niitä tahottomia virheitä, jotka eivät todellakaan ole tarpeen.

Itse tapahtumassa

Jokaisella yrityksellä on omat värinsä, omat tuotteensa, nimi ja imago, tai ainakin logo. Nämä asiat pitäisi näkyä selvästi myös messu/tapahtumaosastolta. Hyvännäköinen rollup on jo hyvä alku, mutta myös muuten pöydän, seinän ja varsinkin paikalla olevien henkilöiden pitäisi kuvastaa yritystä. Messupaidat, messujulisteet ja tottakai kaikenlaiset mainoslahjat pitää sisällyttää suunnitelmaan, jottei mikään unohdu ja paljon töitä vaativa tapahtumaan osallistuminen epäonnistuisi. Jos tapahtumassa on ihmisiä – on siellä aina mahdollisuuksia myös kaupantekoon, ja siinä auttaa yrityksen näköinen ja oloinen oma osastoilme.

Jos kyseessä on vähänkään pidempi tapahtuma, on hyvä tehdä suunnitelma myös, mitä itse osastolla tapahtuu. Jos tarkoituksena on oikeasti tehdä tulosta, pitää osastoon myös panostaa. Varsinaiset rollupit, julisteet, messupöytä yms. ovat useamman kerran käytettäviä tuotteita, mutta oman osaston houkuttelevuutta voi lisätä vaikka tuomalla paikalle jonkun kuuluisan henkilön, joka sopii tapahtuman luonteeseen – ja joka resonoi kävijöissä.

Messuilla ja tapahtumassa ei tärkeintä ole näyttää hyvältä, vaan saada messukävijät pysähtymään osastolla ja kiinnostumaan tuotteista ja palveluista aina jopa tilaamiseen eli ostamiseen saakka – eli sekin pitää mahdollistaa mahdollisimman helposti, jopa esimerkiksi mobiiilimaksamisen avulla?

Koska viimeksi teillä tehtiin tapahtumaa varten oikea suunnitelma? Nimittäin jos ei ole itsellä aikaa, ja haluaa saada tulosta aikaiseksi, saattaa hyvä vaihtoehto olla tilata koko osasto ja markkinointi ulkopuoliselta tapahtumajärjestäjältä.

Yrityksille muistilista

Jos olet yrittäjä, tai viemässä omaa yritystämme tapahtumaa, tee ainakin nämä asiat:

• tee oma tapahtumasuunnitelma sisältäen myös tavoitteet
• tee oma markkinointi hyvissä ajoin ennen tapahtumaa
• rakenna osasto sellaiseksi, että se kuvastaa yritystä ja se on tunnistettavissa vaikka tuomalla osastolle yrityksen logo näkyville ja hyvän näköinen rollup
• pyri saamaan mahdollisimman monta asiallista myyntikontaktia
• tee jälkimarkkinointi kunnolla
• tee tapahtuma analyysi vertaamalla toteumaa suunniteltuun tavoitteeseen

Muista, että ilman suunnitelmaa et voi analysoida, ja ilman analyysiä, et voi kehittyä paremmaksi seuraavaan tapahtumaan.