Sähköinen allekirjoitus

Suomessa on ollut jo noin 10 vuotta yritysten, yhteisöjen ja yksityishenkilöiden käytössä erilaisia palveluja, jotka tarjoavat sopimusten sähköistä allekirjoittamista. Palveluja sääntelee EU:n lainsäädännön lisäksi kansalliset lait ja säännökset. Palvelulle ei ole yhtä julkista tarjoajaa, joten jokainen voi valita erilaisista kaupallisista palveluntarjoajista sen omaan käyttötarkoitukseensa sopivimman.

Sähköinen allekirjoitus käytännössä

Sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan juridisesti sitovaa sopimusten allekirjoittamista jonkin järjestelmän kautta. Sopimuskumppanit eivät syystä tai toisesta pääse allekirjoittamaan sopimusta saman pöydän ääreen, oli kyse sitten välimatkasta tai jostakin muusta syystä. Sopimuspapereiden postittelu koetaan usein hankalasti, eikä useinkaan haluta ottaa sitä riskiä, että sopimus katoaisi matkan varrelle. Sähköinen allekirjoitus saattaa kuulostaa hankalalta, mutta kyseessä on helppokäyttöinen toimenpide. Allekirjoituspyyntö lähetään joko sähköpostilla tai tekstiviestitse ja allekirjoitettava sopimus tai muu asiakirja siirtyy allekirjoituspyynnön mukana. Joissain järjestelmissä allekirjoitettavaan asiakirjaan pääsee tutustumaan jo ennen sen allekirjoittamista. Tunnistautumista vaativissa järjestelmissä tunnistautuminen tapahtuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Allekirjoittaminen tapahtuu yleensä helposti nappia painamalla. Allekirjoituspyynnön lähettäjä saa tiedon allekirjoituksesta heti sen tapahduttua.

Sähköisen allekirjoituksen ratkaisut kuten Scrive ovat jo yrityksissä arkipäivää.

Lainsäädännöstä

EU-tasolla vanhimmat sähköistä allekirjoitusta koskevat säädökset ovat vuodelta 1999. Suomen lainsäädäntöön ensimmäiset sähköistä allekirjoittamista koskevat lait tulivat voimaan vuonna 2003. Tekninen ja muu kehitys on huomioitu säädöksiä päivittämällä vuosina 2009 ja 2016. Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista asettaa perustan tunnistautumismenetelmille ja oikeustoimien sähköiselle tekemiselle. Sähköisesti voidaan allekirjoittaa erilaisia sopimuksia ja antaa valtuutuksia. Sähköisesti allekirjoitettaessa ainoastaan allekirjoitustapa on erilainen. Kaikkia sähköistä allekirjoitusta koskevia sääntelyitä ei säädetä laissa. Kirjanpitolautakunta on ohjeistanut vuonna 2012 sähköisen allekirjoituksen käyttämisestä tilinpäätösten yhteydessä. Oikeuskäytännössä ei ole kyseenalaistettu sähköisen allekirjoituksen sitovuutta, koska sähköinen allekirjoittaminen on erittäin luotettava ja teknisesti vahva tapa allekirjoittaa sopimuksia. On kuitenkin hyvä muistaa, että sähköisiä allekirjoituksia on eri tasoisia. Osa palveluista on erittäin vahvasti varmennettuja, ja osa palveluntarjoajista ei vaadi minkäänlaista varmennusta. Joissain tapauksissa allekirjoittaja jää täysin tuntemattomaksi, eikä tällöin sopimuksella ole samanlaista sitovuutta kuin vahvan tunnistautumisen kautta allekirjoitetulla sopimuksella.

Allekirjoitusten tasot

Sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan yleisesti allekirjoituspalveluita, joissa luotetaan niihin tietoihin, joita allekirjoittaja on antanut itsestään. Kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan menetelmää, jossa henkilöt on tunnistettu vahvan tunnistautumisen kautta, ja asiakirja on sinetöity sähköisesti, jolloin voidaan havaita asiakirjan muutokset ja muuttamisyritykset. Hyväksytystä sähköisestä allekirjoituksesta on kyse silloin, kun kehittynyt allekirjoitus on hyväksytty varmenteella. Allekirjoitus perustuu tällöin toimikorttiin, ja se on laajalti käytössä terveydenhuollon lisäksi virkamiehillä. Joissain palveluissa allekirjoituskutsu on mahdollista hajauttaa sekä sähköpostiin että matkapuhelinnumeroon. Tällöin kaksinkertaisella varmenteella saadaan lisättyä allekirjoittamisen luotettavuutta.

Muut hyödyt

Yrityksen sopimusprosesseja kannattaa tarkastella samalla laajemmin. Sähköinen allekirjoitus on väline, joka helpottaa sopimusten allekirjoitusta, mutta samalla on saavutettavissa paljon muitakin etuja. Yritys hyötyy siitä, jos sen datavirtoja jäsennellään siten, että sopimuksista poimitaan tärkeät tiedot erilaisia raportteja varten. Sähköisesti allekirjoitettavista sopimuksista voidaan kerätä paljon erilaista tietoja, jota voidaan hyödyntää yrityksen muissa järjestelmissä. Yrityksessä voidaan esimerkiksi tehdä päätös, että tietynlaiset perussopimukset allekirjoitetaan aina sähköisesti. Sopimusmalleja voidaan päivittää aina tarpeen mukaan. Sopimusmalleihin voidaan asettaa tietyt tarkastusajat, jonka jälkeen ne menevät hyväksyttäväksi ennalta sovitulle hyväksyjälle. Silloin, kun sopimuksia allekirjoitetaan sähköisesti, on helpompi seurata aikatauluja ja asettaa tarvittavia muistutuksia. Sopimusten allekirjoittamiselle voidaan asettaa deadline. Scrive tarjoaa myös palvelua, jossa asiakas pääsee itse täyttämään sopimuksen verkossa. Yrityksen verkkosivulle voidaan laittaa tarvittavat lomakkeet ja asiakas pääsee aloittamaan allekirjoitusprosessin haluamanaan aikana. Aikaa säästyy, kun enää ei tarvitse tulostella, käsitellä ja arkistoida papereita.

Ohjattu sopimusprosessi

Kun yrityksen sopimusprosessi toimii sähköisesti, minimoituu sopimuksenteossa tehtyjen virheiden määrä. Käsin kirjoitettuun tekstiin jää helposti kirjoitusvirheitä, eikä käsialasta aina saada selvää. Samoin kirjoitetussa tekstissä asiakas saattaa tilata tuotteita, joita ei ole olemassa. Prosessia kehittämällä ja automatisoimalla mahdollisimman pitkälle, myös virheiden määrä saadaan minimoitua. Tiedot ovat täsmällisempiä, eikä aikaa mene virheiden etsimiseen ja korjaamiseen. Manuaalinen käsittely on aina hitaampaa kuin automatisoitu prosessi. Sähköisesti allekirjoitetut dokumentit sitovat laillisesti, ja sopimuksiin saadaan lisäturvaa siitä, että dokumentit on suojattu väärennöksiltä. Scrive auttaa yritystäsi digitalisoimaan sopimuksiin liittyviä toimintoja. Aluksi yrityksen tarpeet kartoitetaan, ja sen jälkeen yritykselle etsitään juuri sitä parhaiten palvelevat tuotteet. Scriven työkalut täyttävät erilaiset tarpeet oli sitten kyseessä integraatiota vaativat tai muut ratkaisut, joilla sähköiset allekirjoitukset mahdollistetaan.